Amikor társasház átvételről van szó akkor sokan nem is gondolják milyen komoly dolog ez. Nem is kevesen úgy vélik, hogy az új közös képviselő odamegy a régihez, megkapja az anyagokat és már megy is. Bárcsak ilyen egyszerű lenne. Önmagában időpontot egyeztetni sem mindig egyszerű két elfoglalt fél között, nem is szólva az egyéb nehezítő körülményekről. Később lesz ezekről szó. De először nézzük meg, hogy mi is zajlik egy átvétel alatt, másképp fogalmazva mire is figyel egy közös képviselő ha társasházat vesz át.
1. A legelső lépés a közös képviselő választás. Akár egy új társasház alakul, akár lemond a régi közös képviselő, akár váltás mellett döntenek a lakók mindig választanak egy új képviselőt. Ennek módja a társasházi közgyűlés. (A társasházi közgyűlésekről itt és itt már volt szó). A közgyűlés dönt a közös képviselő személyéről. DE! Nagyon fontos, hogy a közgyűlés teljesen, 100%-ig szabályos és a törvényeknek megfelelő legyen.
2. A második fázis a „hivatalba lépés”. A közgyűlés után az új közös képviselő és a társasház megköti az előre megtárgyalt szerződést, aminek életbe lépését követően hivatalba lép az új képviselő.
3. Miután elfoglalta posztját az ingatlan új közös képviselője elérkezik az átadás-átvétel. Ilyenkor szokott sorra kerülni a dokumentáció átvétele. A legelső és legfontosabb ilyen anyag a lakónyílvántartás, hiszen az új képviselő ebből tudja meg, hogy kik a tulajdonosok és hol tudja őket elérni. (Rendszerint amint megkapja ezt a névsort a képviselő, rögtön küldd egy bemutatkozó emailt vagy levelet).
A lényegek lényege: a könyvelési anyagok és pénzügyi kimutatások. Ide tartoznak a tulajdonosi befizetések (közös költség, célbefizetés), bejövő és kimenő számlák, bankszámla kivonatok, naplófőkönyv, vagyontárgyak jegyzéke, adóbevallások és egyéb adó dokumentumok, hitelek és kölcsönök dokumentációi, költségvetések.
Nem kevésbé fontos átvenni a jogi dokumentumokat. Ezek többek között az alapító okirat, az SZMSZ (és házirend), a KHT, a korábbi közgyűlési jegyzőkönyvek, biztosítási papírok, peres ügyek iratai, a társasház által kötött szerződések, adatkezelési szabályzat.
A következő fontos rész a műszaki dokumentáció. Vagyis alaprajzok (szintrajzok), statikai jegyzőkönyvek, gépészeti rajzok, biztonsági rendszer adatai, tűzvédelmi szabályzat, szabványossági ellenőrzések dokumentumai, fejlesztéi-korszerűsítési terv (ha készült).
Banki információk átvétele. Ez is elég fontos (sőt), hiszen a társasház bankszámláihoz hozzá kell férnie a közös képviselőnek. Gondolom ennek okait nem kell részletezni.
4. Az összes dokumentum beszerzése után a közös képviselő tüzetesen átnéz mindent, hogy a társasház működése minden téren megfeleljen a törvényi szabályozásnak. (Vagyis minden megfeleljen a Társasházi törvénynek).
5. A költségvetést tüzetesen átnézi, megvizsgálja, hogy vannak-e hibák vagy lyukak a költségvetésben. Illetve minden tervezett munkára rendelkezésre áll a fedezet, számolt-e az előző költségvetés az inflációval stb.stb. Ha olyan a helyzet új költségvetést is javasolhat.
6. Miután az összes dokumentum rendelkezésére áll a közös képviselő részletesen megismerkedik a házzal. Ugyan előzetesen felmérte a házat, de most aztán tényleg beleássa magát az ingatlan dolgaiba. Megismerkedik a lakókkal, megfigyeli a ház működését (pl. takarítás) és a specifikus dolgokat is megtanulja.
7. A társasház alkalmazottjaival (ha vannak) és szakembereivel felveszi a kapcsolatot, ellenőrzi és megvizsgálja a munkájukat és szükség esetén intézkedik új szakemberek szerződtetéséről.
8. Ha nincs vagy nem megfelelő akkor felújítási és karbantartási tervet készít (szakemberek bevonásával) a későbbi problémák elkerülésének érdekében, illetve az ingatlan jövőbeli fejlesztése miatt.
