Nem tervezek túl nagy bevezetőt rittyenteni ide. Nem akarok sokat „rizsálni”. Ennek oka igen egyszerű: sokadjára került elő az a téma ami sosem fog eltűnni cégünk életéből. Vagyis: milyen a jó közös képviselő? Mitől lesz elsőosztályú egy közös képviselő? Eddigi tapasztalataim nyomán most megválaszolom a kérdést. Legalábbis megpróbálom felsorolni mikre van szükség ahhoz, hogy jól végezze valaki ezt a munkát.
1. Szakértelem: Rendelkezik a szükséges szakmai ismeretekkel és tapasztalattal a közösség igényeinek kielégítéséhez. Továbbá a törvényben előírt szakképzettséggel is rendelkezik.
2. Kommunikáció: Folyamatosan és hatékonyan kommunikál a lakóközösséggel az aktuális eseményekről, munkálatokról, költségekről és minden más fontos információkról. Vagyis nem tőmondatokban válaszol, nem lekezelően pár szóban felel a kérdésekre és nem intézi el félvállról pár mondattal fontos dolgokat.
3. Jogi ismeretek: Itt nem jogi végzettség meglétére gondolok. A jó képviselő ismeri a vonatkozó törvényeket (pl. Társasházi törvény) és ismeri a helyi rendeleteket és előírásokat, továbbá biztosítja, hogy a kezelt ingatlan mindig megfeleljen ezeknek. Valamint a törvényeket nemcsak ismeri, hanem magára nézve kötelezően be is tartja. Ezt pedig elvárja a kollégáitól, sőt még a társasházak lakóitól és bérlőitől is.
4. Precíz pénzügyi menedzsment: Hatékonyan kezeli a lakóközösség pénzügyeit, beleértve az elfogadott költségvetést (ha kell módosít rajta), számlák kezelését, kintlevőségeket, tulajdonosi befizetéseket és követeléseket.
5. Jó konfliktuskezelő képesség: Segít megoldani és kezelni a munkája közben felmerülő konfliktusokat és problémákat. Legyen szó akár lakók közti vitás helyzetekről, akár egy szolgáltatóval való vitáról, akár pedig egy vállalkozóval fennálló problémáról.
6. Vészhelyzetkezelés: Kezeli és reagál a váratlan vészhelyzetekre, például súlyos időjárási károkra, komoly balesetekre vagy biztonsági problémákra. Valamint kollégáit, munkatársait is felkészíti ilyen helyzetekre.
7. Precíz beszámoló és dokumentáció készítés: Tisztességesen és naprakészen vezeti a szükséges dokumentációkat (pl. lakónyilvántartás, tűzvédelmi szabályzat, házirend stb.) és rendszeresen beszámol a közösség tagjainak az elvégzett tevékenységekről és ami a legfontosabb, a pénzügyi helyzetről.
8. Elérhetőség: Egy jó közös képviselő mindig elérhető, persze észszerű határokon belül. Mindig van egy elérhetősége kifejezetten vészhelyzetekre. Telefonon, elektronikus úton és postai úton is megtalálható és válaszol is a megkeresésekre. Továbbá rendszeresen tart fogadó órákat, akár a helyszínen is.
9. Biztosítási jártasság: Rendszeresen felülvizsgálja és aktualizálja az ingatlan biztosítási lefedettségét. Gyorsan bejelenti a károkat, adminisztrálja a folyamatokat és szükség szerint részt is vesz bennük. Erre a legjobb példa egy helyszíni szemle egy kárszekértővel.
10. Szervező és ellenőrző képesség: Gondoskodik az ingatlan rendszeres karbantartásáról, takarításáról, gondnoki tevékenységről, biztonsági rendszerekről, előkészíti a felújításokat, figyeli a pályázatokat, megszervezi a váratlanul fellépő problémák és hibák elhárítását. Továbbá ezeket a folyamatokat és munkákat rendszeresen ellenőrzi és azonnal jelzi ha hibát talál.
11. Döntéshozatalban való közreműködés: A tulajdonosi körnek mindig hatékony segítséget nyújt amikor szükség van rá. Például a közgyűléseken, ahol is egy-egy projektről dönt a társasház. Például egy felújításról vagy korszerűsítésről. Fontos megjegyezni: egy jó közös képviselő mindig pártatlan és legjobb tudása szerint próbál segíteni a döntés meghozatalában. Szoros kapcsolatot tart a számvizsgáló bizottsággal és nekik is segít a döntések megszületésében.
12. Közösségfejlesztés: Segít a közösség együttműködésének és összetartásának előmozdításában, és javaslatokat tesz a közösségfejlesztésre.
