Folytatjuk a Közös képviselőkről szóló kis sorozatunkat. Az első rész itt, a második pedig itt elérhető.
– Állagmegóvási feladatok: A közös képviselőnek rendszeres időközönként kötelezően szemrevételeznie kell az ingatlan általános állapotát, építészeti részeit és gépészeti szerkezeteit.
Kötelessége a társasház tulajdonostársai részéről érkezett hibabejelentésekre soron kívül reagálni, és a hiba kijavítása érdekében szakember vállalkozót megbízni.
Az épület rendeltetésszerű használatát nagymértékben akadályozó hiba (például lift meghibásodás vagy sérült kémény), az épület állagát súlyosan veszélyeztető esemény (strang törés), vagy közvetlen életveszély fennállása esetén a közös képviselő azonnal intézkedni köteles ezek elhárítása érdekében, mely intézkedését egyidejűleg a Számvizsgáló Bizottságnak be kell jelentenie. (Ha van olyan összeghatár meghatározva a k.képviselő szerződésében ami felett nem járhat el önállóan, akkor a számvizsgáló bizottsággal kell egyeztetni).
Tévhit ezzel kapcsolatban: a közös képviselő dönt minden munkáról és ő priorizál. (Ez azt jelenti, hogy az ő hozzá közel állóknál végeznek munkákat). Ezt minden képviselő megkapja még akkor is ha egy csőtörést hárítanak el vagy egy tönkrement biztosító táblát cserélnek ki egy lakásban. A hibákra azonnal reagálni kell nem számít kinél történik. Szintén gyakran beszúrják, hogy miért költött el ennyi pénzt a közös képviselő erre vagy arra? Ha az összeg olyan nagy, hogy egyedül nem dönthetett róla, akkor minden bizonnyal az SZVB jóváhagyásával készült el a munka. Kisebb összegnél meg igazából szóra sem kell méltatni a rosszindulatú vádakat.
– Gazdálkodási feladatok: A közös képviselő egyik legfontosabb dolga a társasház üzemeltetési folyószámláját vezetni, és a társasház nevében kifizetéseket teljesíteni. Erre a számlára köteles a társasház tulajdonosközössége a közös költséget és az egyéb felmerült költségeket befizetni a közös képviseleti díjjal együtt. A társasház felújítási bankszámlájáról a közös képviselő csak a Számvizsgáló Bizottsággal együtt teljesíthet kifizetést.
Minden pénzügyi évben kötelessége az évi rendes közgyűlés összehívását megelőzően 30 nappal a tervezett éves költségekről és bevételekről kimutatást készíteni, és a közös költség összegszerűségére vonatkozó javaslatával együtt azt a számvizsgáló bizottságnak bemutatni a közgyűlési jóváhagyás érdekében.
Az első pénzügyi év lezártával a közös képviselő a bevételek és kiadások tételszerű elszámolásáról az új pénzügyi év első negyedén belül megtartott közgyűlésen köteles beszámolni.
Amennyiben az előirányzathoz képest (valamilyen nem várt esemény folytán) rendkívüli befizetés válna szükségessé a tulajdonosok részéről (ennek neve célbefizetés), úgy a közös képviselő köteles tételes kimutatás mellett egy rendkívüli közgyűlést összehívni.
A közös képviselő rendkívül fontos feladata a tulajdonosoktól a közös költség, illetve a közös tulajdonú építményrészek bérlőitől a bérleti díjak beszedése, és folyószámlán tárolása.
A közös képviselő köteles figyelemmel kísérni a közös költség és bérleti díjak befizetésének alakulását, és a hátralékosokat fizetésre felszólítani. Amennyiben a hátralék nem érkezik be, úgy az SZMSZ-ben leírtak szerint kell a közös képviselőnek eljárnia a nem fizető lakók ellenében.
Pár példa a társasházi költségekre:
– üzemeltetési költségek: a társasház közös tulajdonban lévő fogyasztói után beérkező víz-, csatorna-, áram díj, és a szemétszállítás díj
– A hibaelhárítás és karbantartási költségek (ide tartozik például a lift karbantartása vagy kazán karbantartás)
– A megbízásos, vagy vállalkozói szerződésekből eredő kifizetések (ezek általában a gondnoki és takarítói szerződések, és persze a közös képviselő díja)
– Az esetleges extra szolgáltatásokkal (pl. kamera rendszer működtetése vagy kertészeti költségek) kapcsolatos igazolt költségek
– Adminisztrációs költségek: bank költségek, postaköltség stb.
– Társasházi biztosítási díj
Ez az a pont ahol a legtöbb támadást elszenvedi a közös képviselő. Mert a rosszindulatú és tájékozatlan felfogás szerint a közös képviselő (és az szvb) a saját zsebére dolgozik és ők kifacsarják a házat. Ugyan a legtöbb eseten ezek a hangok mindig hangosak, de igazán alapjuk nem lehet. A közös képviselő által kifizetett minden számlát lát a számvizsgáló bizottság, hiszen ők ellenőrzik a közös képviselőt, sok szerződés megkötésnél jelen is van az szvb. Nem ritkán pedig a banki átutaláshoz két aláírás szükséges, egyik a k.képviselő aláírása, a másik pedig az egyik számvizsgálóé. Tehát nem tud a közös képviselő pénzt levenni a ház számlájáról és nem tud úgy kifizetni egy számlát, hogy arról ne tudjon a számvizsgáló bizottság. És természetesen az évi közgyűlésen minden lakó kap egy kimutatást a kifizetett pénzekről. Sőt, még bele is nézhet a tulajdonos a dokumentumokba ha kér egy időpontot. Nagyobb összegű (több milliós) kifizetést pedig a közgyűlés nélkül nem tud megtenni, hiszen a komoly anyagi áldozatot igénylő munkákról közgyűlés dönt. Például egy homlokzat felújítást a közgyűlés határoz el, kiválasztja a vállalkozót és elfogadja a vállalási díját. A társasház extra költségeiről mint például kamera rendszer telepítés, külön kertész alkalmazása, porta szolgálat vagy bármi hasonlóról szintén a közgyűlés dönt.
Kis kitérő a Számvizsgáló Bizottságról. Rövid neve SZVB. A közös képviselő, illetve az intézőbizottság ellenőrzésének legegyszerűbb formája a számvizsgáló bizottság választása, illetve kisebb társasházaknál ezen ellenőrzési funkció ellátására a tulajdonostársak egyikének megbízása.
Abban a társasházban, amelyben huszonöt lakásnál több lakás van, a közösség gazdálkodásának ellenőrzésére kötelező számvizsgáló bizottságot választani. A számvizsgáló bizottság tagjai is alapesetben a tulajdonostársak közül kell kikerüljenek. Abban az esetben ha nincs olyan megfelelő tulajdonostárs, akit a számvizsgálói feladatok ellátására fel lehetne hatalmazni, akkor ezen feladatok ellátásával – a szervezeti-működési szabályzat erről szóló rendelkezése esetén – a számvitelről szóló törvény szerinti könyvviteli szolgáltatás végzésére jogosult szolgáltató vagy okleveles könyvvizsgálói képesítéssel rendelkező és a számvitelről szóló törvény szerinti nyilvántartásban szereplő (a továbbiakban: regisztrált) személy vagy olyan gazdálkodó szervezet is megbízható, amelynek van ilyen tagja vagy alkalmazottja.
A számvizsgáló bizottság saját jogkörében eljárva bármikor ellenőrizheti a közös képviselő, illetőleg az intézőbizottság ügyintézését, havonként ellenőrzi a közösség pénzforgalmát. Továbbá véleményezi a közgyűlés elé terjesztett javaslatot, így különösen a számviteli szabályok szerinti könyvvezetés és beszámoló alapján elkészített éves elszámolást és a következő évi költségvetést, valamint a szervezeti-működési szabályzat által meghatározott értékhatár felett a bemutatott számlákat.
Szintén az szvb kompetenciája javaslatot tenni a közös képviselő, díjazására.
Összehívja a közgyűlést, ha a közös képviselő vagy az intézőbizottság elnöke az erre vonatkozó kötelességének nem tesz eleget.
Nem elhanyagolható közös képviselői feladat a döntéshozatalban való közreműködés. A k. képviselő hívja össze a közgyűlést, és az ő feladatkörébe tartozik a közgyűlési határozatok előkészítése. Elkészíti a közgyűlési határozatok tervezetét és a döntésekhez szükséges dokumentumokat. (Tht. 40.§. (1) bek.) Írásbeli szavazás esetén a tulajdonostársaknak megküldi a határozati javaslatokat, és a szavazás eredményéről őket írásban tájékoztatja. A közgyűlésen meghozott határozatokat a közgyűlés megtartásától számított nyolc napon belül a tásasházban jól látható helyen ki kell függesztenie, és ha a szervezeti-működési szabályzat (továbbiakban: SZMSZ) erre kötelezi, akkor a tulajdonostársakat a szavazás eredményéről írásban is értesítenie kell.
Fontos lenne megjegyezni és megérteni, hogy a közös képvisel csak előkészíti a közgyűlést és a napirendi pontokat, ám azokat az SZVB hagyja jóvá. A közgyűlésen pedig nem a képviselő dönt hanem a TULAJDONOSOK. A közös képviselő csak előkészít mindent a szavazáshoz és információkat ad a határozati pontokról. Ha a végeredmény nem tetszik egy tulajdonosnak akkor sem a ház kezelőjét kell hibáztatnia.
