Amikor egy közös képviselő lemond vagy leváltják, és átadja a társasház irányítását az új közös képviselőnek, számos dokumentumot kell átadnia az új vezetőnek. Ezek közé tartoznak:
– Társasház alapító okirata és működési szabályzata: Ezek az alapdokumentumok meghatározzák a társasház működésének alapelveit, szabályait és rendelkezéseit. Az új közös képviselőnek fontos, hogy megismerje ezeket az iratokat és betartsa azokat. Ha módosítás történt az SZMSZ-ben vagy az alapító okiratban azokat is át kell adni természetesen.
– A társasház aktuális pénzügyi dokumentumai: Ide tartoznak a bankszámlakivonatok, a költségvetés, az előző évek pénzügyi kimutatásai, valamint az esetleges tartozások nyilvántartása, kifizetetlen számlák, adóbevallások, házipénztár, esetleges megtakarítások, lekötött betétek, értékpapírok és egyéb pénzügyi dokumentumok.
– Tulajdonosok nyilvántartása: Az aktuális tulajdonosi nyilvántartás az új közös képviselő számára elengedhetetlenül fontos, hogy fel tudja venni a kapcsolatot a tulajdonosokkal és tájékoztatni tudja őket a társasház ügyeiről. A tulajdonosok összes adatát át kell adni, figyelve a vonatkozó adatvédelmi törvényre.
– Szerződések és jogi dokumentumok: Ide tartoznak az összes szerződés, amelyet a társasház kötött, például a karbantartási, takarítási, biztonsági szolgáltatásokra vonatkozó szerződések, valamint az esetleges jogi eljárások dokumentumai. A pályázatok dokumentumait (ha voltak) szintén át kell adni.
– Társasház közgyűlésének jegyzőkönyvei: Az előző közgyűlések jegyzőkönyvei fontosak lehetnek az új közös képviselő számára, hogy megismerje a korábbi döntéseket és ügyeket, valamint felkészüljön a jövőbeli közgyűlésekre.
– Épülettechnikai dokumentációk: Ide tartoznak az épület tervrajzai, építési engedélyek, biztonsági és tűzvédelmi dokumentumok, energetikai tanusítványok, valamint egyéb technikai adatok és specifikációk, amelyek segíthetnek az épület állapotának és infrastruktúrájának jobb megértésében.
– Üzemeltetési és karbantartási naplók: Az összes olyan napló és nyilvántartás, amelyekben rögzítik az épület üzemeltetésével és karbantartásával kapcsolatos tevékenységeket, például a felmerült problémákat, javításokat, karbantartási munkákat és szolgáltatásokat. Ilyen dokumentum például a lift karbantartási naplója vagy a tűzoltó készülékek ellenőrzési naplója.
– Biztosítási dokumentumok: Ezek az iratok tartalmazzák a társasházat érintő valamennyi biztosítási szerződést és kapcsolódó dokumentumot, beleértve a tulajdonosi felelősségbiztosítást, a biztosítási eseményeket és az épületbiztosítás részleteit. Legfontosabb dokumentum természetesen a biztosítási kötvény.
Ezek a dokumentumok fontos információkat nyújthatnak az új közös képviselő számára a társasház működésének és üzemeltetésének jobb megértéséhez, valamint segíthetik abban, hogy hatékonyan ellássa feladatait és kezelje az előálló kihívásokat.
