Nem szép és nem jó dolog egy közhellyel kezdeni egy publikációt de most mégis muszáj. Hiszen mint minden frázis ez is tartalmaz igazságokat. Sőt, ez konkrétan a teljes igazságot fogalmazza meg. Szóval minden cég életében szükséges, elengedhetetlen dolog a fejlődés, a fejlesztés, az előrelépés, az innováció. Egész egyszerűen 2023-ban nem teheti meg egy cég sem, hogy nem próbál meg egyre jobbá és jobbá válni. Attól nem változik semmi az ég világon, ha nem foglalkozunk a mai kor kihívásaival, ha nem figyeljük a különböző trendeket, nem követjük az új vívmányokat, vagyis ha nem törődünk valósággal. Akkor ha igazi fejlődést, ha igazi előrelépést akarunk, meg kell találni egy olyan módszert ami az előző módszert (módszereket) feleslegessé teszi. Egy apró kicsi, akár 1%-os pozitív változás is sokkal több mint a semmi. Az egy helyben topogás nem életképes, nem hoz hasznot, nem visz előre, nem válunk jobbá tőle.
Mi szerencsére családias cég vagyunk, ennek minden előnyével (és néhány hátrányával) és ezért nincs rajtunk akkora nyomás mint a több száz főt foglalkoztató multikon. Viszont mégis igyekszünk folyamatosan fejlődni és jobbá válni, hiszen így tudunk még nagyobb mértékben megfelelni kedves partnereink, üzletfeleink elvárásainak. Valamint saját elvárásainknak is. Ezért született például a hőradar is. Legújabb fejlesztésünk, legújabb lépésünk a haladás útján egy vállalatirányítási rendszer bevezetése. A REM189 életében ez egy teljesen új dolog, egy új és izgalmas terület. Munkánk gyümölcse(i) folyamatosan érik be, egyre több partner tisztel meg minket bizalmával, és bizony a feladataink így csak nőnek és nőnek. Folyamatosan több dologgal kell foglalkozunk (pl. karbantartások, ellenőrzések, biztosítások, felújítás stb.), rendre kapjuk az új „feladványokat” bérlőinktől, lakóinktól. Ez pedig indokolttá tette a rendszer bevezetését.
Mi is az a vállalat irányítási rendszer másnéven ERP rendszer? Megpróbáljuk röviden összefoglalni ezt az egyébként komplex és összetett rendszert, amikkel kapcsolatban akadnak félreértések.
A vállalatirányítási rendszer, más néven ERP rendszer, képes összekapcsolni a vállalat különböző részlegeit, az átláthatóság érdekében valamint a vállalati erőforrások gazdálkodását támogatják. A rövidítés az angol az Enterprise Resource Planning megnevezést takarja, amely magyarul vállalati erőforrás tervezést jelent. Az ERP rendszerek lehetnek fejlesztett eszközök, vagy standard szoftver megoldások melyek a vállalati igényeknek megfelelően testre szabhatóak.A részlegek adatait valós időben tárolja és teszi elérhetővé, így könnyíti meg a vezetők és minden dolgozó számára, hogy rövid időn belül tudjanak reagálni a felmerülő problémákra.
Minden adat és információ elektronikusan elérhető egy közös adatbázison, ezáltal ezek megosztása és szerkesztése a szervezeti egységek között sem jelent problémát. A mobil applikációknak köszönhetően, bármikor és bárhonnan elérhetők, megoszthatók, vagy akár szerkeszthetők is az adatok. Mindemellett a rendszer nem csak a vállalaton belüli, de a vállalaton kívüli szereplőkkel is felgyorsíthatja és megkönnyítheti a kommunikációt (másik vállalat, szállítók, partnerek, stb.) A vállalatirányítási rendszerekhez általában beépített CRM rendszer is tartozik, amely az ügyfélkapcsolat kezeléshez nyújt segítséget.
Az ERP rendszerek fontos követelménye a korlátlan kimutatás készítés lehetőségének biztosítása. Az integrált szoftver nélkül működő vállalkozásban kimutatásokat csak egy-egy részterületen belül (pl. számvitel vagy beszerzés) lehet könnyen elvégezni, míg a több területet is átölelő kimutatások elkészítése nehézkes, legtöbbször hosszas manuális munkát is igénylő feladat.
A másik legfőbb elvárás az ERP rendszerekkel szemben a rugalmasság, ezért az ERP rendszerek minden esetben a vállalati igényeknek megfelelően testre szabhatóak. Hiszen a rendszert használó cégek tevékenységi köre, a különböző országok törvényi előírásai és az egyes vállalatok szervezeti struktúrái egészen változatosak lehetnek, amit a szoftvernek programmódosítások nélkül követnie kell. Ha egy vállalatnál felmerülnek olyan speciális igények, melyek a standard rendszernek nem képezik részét, akkor kap szerepet a rendszerrel együtt szállított fejlesztői környezet, melynek segítségével ezek egyszerűen elkészíthetők.
Egy általános rendszernek az alábbiak a legfőbb jellemzői:
– Folyamatosság
– Valós idejű működés
– Integráltság
– Moduláris felépítés
– Dokumentáció és korlátlan kimutatás-készítési lehetőségek
– Rugalmasság
– A felhasználó azonosítása és a jogosultsági rendszer
– Fejlett adatvédelem
– Naplózási és auditálási lehetőségek
– Nyitottság (kapcsolat külső rendszerekhez)
ERP rendszerek legfontosabb elemei:
– Beszerzés
– CRM
– Erőforrás tervezés
– Értékesítés
– Gyártás
– HR
– Készletgazdálkodás
– Kontrolling
– Pénzügy/ könyvelés
– Projektmenedzsment
– Szerviz (karbantartás)
– Számvitel
– Vevőszolgálat
– Vezetői információ
A végére maradt az a rész, hogy mi mit is tapasztalunk és a tapasztalatok alapján milyen előnyökkel jár egy ilyen rendszer bevezetése.
– A rendszer talán legfontosabb előnye, hogy a különböző munkafolyamatokat (például: ingatlan látogatás szervezése, ingatlan kiadással járó folyamatok, marketing feladatok) sokkal gyorsabbá, átláthatóbbá, egyszerűbbé és így hatékonyabbá teszi. Mégpedig olyan módon, hogy automatizálja a folyamatokat. Nincs félreértés, nincs rosszul értelmezés, nincs elfelejtés, minden feladatról minden információ a helyére kerül. Az összes munkafolyamat egyszerűen nyomon követhető és átlátható.
– Nemcsak operatív, de anyagi szempontból is kifizetődő, hogy egy ERP rendszer esetén nem különböző szoftverekről van szó, amik külön-külön tárolják és kezelik az adatokat. Ebben az esetben különféle szoftverekről egy egységként beszélhetünk, amelyek egy rendszerbe szervezve támogatják az adott folyamatot. Az állandó naprakész adatok egyetlen adatbázisban tárolódnak és érhetők el. Így az adatok mindig a legfrissebbek lesznek és bárki számára elérhetőek.
– A döntéshozatalt is támogatja, hiszen minden befejezett folyamat, az összes kimutatás és elemzés elérhető, nem szükséges különböző helyekről „összegereblyézni” az adatokat. A beépített riportok lévén valós idejű statisztikákat lehet találni amik szintén elengedhetetlenek a jó döntéshez.
– Könnyű kezelni mivel felhasználó barát. Nem kell hosszú órákat-napokat eltölteni a betanulással.
– Ezek a rendszerek rugalmasak, az összes változást a cégnél probléma nélkül lekövetik.
– A folyamatok automatizáltak amik sok időt szabadítanak fel. Nem kell a dolgozóknak unalmas és időrabló adminisztratív feladatokkal tölteni az időt.
