Sokszor megkapjuk azt a kérdést, hogy „Nálatok tényleg mindig történik valami?” vagy nekünk szegezik, hogy „Ti sosem unatkoztok?”. Az ingatlan kezelésről szóló hírek, történetek indukálják ezeket a kérdéseket, hiszen ez a szakma elég összetett és izgalmas ahhoz, hogy az emberekben kérdéseket vessen fel. Mi pedig azt válaszoljuk, hogy igen nálunk mindig történik valami és sosem unatkozunk. Folyamatosan fejlődünk, változtatunk ezen vagy azon, új utakat keresünk, addig nem használt megoldásokat is kipróbálunk. Legújabb változás cégünk életében, hogy a készpénzt teljesen kivezetjük az életünkből. Vagyis mi sem fizetünk vele és bizony már nálunk sem lehet készpénzben fizetni.
Az okok amik ezt indukálják elég sokfélék. Íme a konkrétumok:
– Eddig sem volt készpénzes számlánk, ritkán vásároltunk készpénzzel és nálunk sem sokan fizettek ezen a módon. Ezért teljesen felesleges nekünk ezzel foglalkozni.
– Lassú és elég körülményes a fizetés készpénzzel. Elég sűrűn megtörténő eset, hogy a kasszánál, pultnál kell számolgatja valaki az aprót, feltartva ezzel az egész sort. Mi meg épp sietnénk egy megbeszélésre vagy épp rohannánk a gyerkőcért. Aztán ott vannak a nagy címletek, amik miatt még a kisebb üzletek is sokszor fogják a fejüket, hogyan váltsák fel. Ami szintén rabolja az értékes időnket és elveszi más feladatok elől a perceket, órákat.
– Az adminisztráció is lopja az időt. Amíg a banki tranzakciókról kapunk kivonatot és mindent egyben látunk, addig a készpénzes vásárlásokról nem áll rendelkezésre kivonat. Ott nekünk kell „adminisztrálni ezt”, nekünk kell fillérre pontosan elszámolni. Ha pedig még bankba is kell menni a nálunk befizetett pénzzel az még több időt elvisz. Ez havi szinten 4-5 órát elvisz az életünkből.
Egyéb okok lehetnek:
– Nem egyszerűen lekövethető: ha több kolléga is készpénzzel fizet, vagy több kollégánál fizetnek így, nem tudjuk azonnal és késedelem nélkül megmondani, mire, mikor és pontosan mennyi pénzt költöttünk, mindig kérdezgetni kell a kollégákat. Míg az elektronikus rendszerben mindent rögtön megtalálunk.
Készpénzes vásárlásnál kapunk blokkot és számlát (jó esetben), de azokat egyrészt fel kell tölteni a rendszerünkbe másrészt máshogy kell adminisztrálni a készpénzes számlákat mint az átutalásos számlákat. Ha pedig nekünk fizetnek ilyen módon akkor bizonylatot kell írni (nyomtatni róla), át kell számolni, be kell tenni a széfbe majd el kell menni a bankba. Felesleges idő és energia pazarlás.
– A készpénz megsemmisülhet így elveszhet. Elég ha csak a zsebünkben marad és jön egy alapos mosás, már vége. Ugyanez van ha találkozunk egy brutális csőtöréssel amitől medencévé változik a helység. A tűzről már jobb nem is beszélni.
– Ha elveszítjük vagy ellopják a pénzünket akkor csak a hatósághoz tudunk fordulni. Az viszont erősen kétséges, hogy a kárunk megtérül-e. Házi pénztár esetében a rablás különösen kellemetlen tud lenni. Hatóság értesítése, biztosító értesítése, ügyintézés stb. Ezt azonban sikeresen el tudjuk kerülni ha nem tartunk kp-t az irodában.
– Ha nagyobb összeget tartunk magunknál az értelemszerűen nagyobb helyet is foglal, ergo látványosabb mint egy kis plexi kártya. És ez felkeltheti a figyelmét olyanoknak akiknek nem tisztességesek a szándékai.
– Higiéniai szempontból sem előnyös. A készpénz rengeteg helyen megfordult, mielőtt hozzánk került. Mivel nem tudni, hogy kinek a kezéről mi tapadt az adott bankjegyhez vagy érméhez jobb elkerülni azt.
Összegezve a dolgokat: ha egy cég vagy vállalat több készpénzes tranzakciót hajt végre, akkor lényegesen nehezebb követni és feldolgozni a pénzmozgásokat. Ezek „megfejtése” embert próbáló feladat a könyvelőnek, valamint zavart okozhat a pénzügyi tervezés során. Ellenben, ha az összes tranzakció elektronikus módon történik, akkor már a digitális bankszámlakivonaton, vagy a számlatörténeten is nyomon követhetőek az egyes kiadások és bevételek. Ez pedig azt jelenti, hogy könnyen összeállítható akár egy átfogó pénzügyi áttekintés is. Mindez lehetőséget ad a vezetőknek arra is, hogy valós időben lássák vállalkozásuk legaktuálisabb pénzügyi helyzetét, és ha szükséges, változásokat hajtsanak végre annak érdekében, hogy a kiadások és bevételek egyensúlyban legyenek. Valamint bármikor ellenőrizhető az is, hogy a főkönyvben foglaltak megvalósulnak-e.
Nem utolsó sorban az elektronikus tranzakciók gyakorlatilag azonnal megjelenhetnek a könyvelési szoftverben is (ha olyan a rendszerünk). Az egyszerűbb, gyorsabb és pontosabb könyvelés pedig mind a vállalkozásunknak, mind a könyvelőnek idő- és pénzmegtakarítást jelent.
Ebbe az irányba fejlesztjük ERP rendszerünket is.
Ezen kívül a készpénzmentes rendszer hozzájárul a jobb cash flow-kezeléshez is, pusztán azért mert az elektronikus tranzakciók könnyen követhetők és pillanatok alatt rögzíthetők. A vállalkozások jobban tudják tervezni a likviditást és a cash flow-t, ami segít nekik abban, hogy hatékonyabban gazdálkodjanak a pénzügyeikkel és jobb döntéseket hozzanak.
Természetesen tudjuk, hogy vannak hátrányai az elektronikus utalásnak és a bankkártyának, ahogy van előnye a készpénznek is. Lesz még szó ezekről a későbbiekben, tapasztalatainkról be fogunk számolni. Továbbá nem célunk a mai egyre divatosabb összeesküvés elméleteket gyártók közé beállni a készpénz mentességgel, lévén vannak elegen nélkülünk is. Pusztán a saját életünk megkönnyítése, a folyamatok gyorsítása és kényelmesebbé tétele és a cég hatékonyságának növelése volt a célunk. Illuminátusokat, gyíkembereket, atlantiszi jövevényeket, szíriuszi háttérhatalmakat, földönkívüli megszállókat tehát senki nem lásson bele ebbe a kis publikációba.
