Időrablók

Valamelyik nap éppen az Omega legendás Időrabló című lemezét hallgattam. Azontúl, hogy fenomenális album, szöget ütött a fejembe a címe. Konkrétan az, hogy mennyi felesleges, szükségtelen, elhagyható dologgal kell időnként foglalkoznunk. Az ingatlanüzemeltetők és társasház kezelők számára számos olyan külső tényező létezik, amelyek jelentős időt vesznek el a fontos feladatoktól. Összeszedtem a szerintem leggyakoribb céltalan és főleg időrabló dolgokat amikkel eddig találkoztam:

• Lakók panaszai és kérései:
  – Apró, nem sürgős (sokszor nem is az ingatlan üzemeltetőre tartozó) problémák bejelentése.
  – Nem valós vagy túlzó panaszok kezelése. Ilyen amikor az egyik szomszéd szerint a másik hangos volt a hétvégén, közben az ominózus másik szomszéd éppen külföldön nyaralt

• Váratlan karbantartási problémák:
  – Kis, de időigényes javítások, mint például csöpögő csapok vagy elromlott villanykapcsolók. Ezeket is meg kell csinálni de ha valahol épp ömlik a víz egy komoly csőtörésből akkor inkább oda küldené a szerelőt az ember.

• Kommunikációs problémák:
  – Félreértések a lakókkal, bérlőkkel vagy alvállalkozókkal.
  –  Felesleges vagy túl gyakori visszahívások és email váltások apró részletek miatt. Elképesztő mennyi időt tud elvenni az amikor valaki 4-5 emailben vagy ugyanennyi hívásban közli azt amit egy hívásban vagy emailben is közölhetett volna.

• Adminisztrációs teendők:
  – Normál esetben elkerülhető papírmunka és dokumentációk töltögetése. Nem is kezdem sorolni rém felesleges bürokratikus marhasággal kell foglalkozni.
  – Hosszadalmas jóváhagyási folyamatok.

• Nem fizető tulajdonosok „kezelése” és behajtások:
  – Elmaradt bérleti díjak vagy közös költéség behajtása, fizetési emlékeztetők küldése és ezzel kapcsolatos adminisztráció nem éppen gyorsan zajló dolgok.

• Váratlan látogatások és inspekciók:
  – Kormányzati – önkormányzati szervek vagy biztosítók helyszíni ellenőrzései, szemléi. A fontoskodó hivatalnoknál nagyobb időrabló kevés van.

• Bérlői változások kezelése:
  – Új bérlők be- és régi bérlők kiköltözésének lebonyolítása.
  – Esetleges viták az ingatlan állapotáról. Hiába fotóztunk és videóztunk a beköltözéskor, van aki még ekkor is vitatkozik.

• Szomszédos ingatlanok okozta problémák:
  – Zaj, szemetelés vagy más zavaró tényezők kezelése. Ez is egy rém irritáló dolog. Az emberi bunkóság és tudatlanság okozta problémákkal küzdeni sokszor végtelennek tűnő feladat.

• Külső szolgáltatók késedelmei és hibái:
  – Karbantartó cégek, takarítók, szerelők és egyéb vállalkozók késései vagy nem megfelelő munkavégzése. Várunk egy vállalkozóra aki késik és még nem megfelelően végzi el a feladatát. Ekkor kezdhetünk mindent előről…

• Közmű szolgáltatások megakadása, szünetelése:
  – Áramkimaradások, vízvezeték problémák és ezek sokszor végtelenül megoldása. No komment…

• Különféle kárt okozó incidensek:
  – Betörés, rongálás, vandalizmus és egyéb hasonló problémák kezelése. Ismét az emberi hülyeség és tömör tahóság. Rengeteg dolgunk van így is, de ha egy díszmarha még rongál és tör-zúz az nemcsak dühítő hanem sok időt és pénzt visz el.

• Az informatikai rendszer technikai problémái:
  – Szoftverhibák, adatvesztések, vagy rendszerek frissítéseinek kezelése, amelyek az ingatlanüzemeltetési szoftverek és rendszerek használatában okoznak fennakadásokat.

• Építési és felújítási munkálatok:
  – Felújítási munkálatok során fellépő késések és problémák. Hiába, hogy elképzeltünk egy határidőt, amiben meg is egyeztünk ez néha megy a kukába. És csak várunk és várunk.

Ezek az időrabló tényezők gyakran akadályozzák az ingatlanüzemeltetőket abban, hogy a stratégiai, hosszú távú feladatokra koncentráljanak, és hatékonyan kezeljék az ingatlanok működését és fejlesztését.